E-mail sa vďaka veľkému množstvu výhod oproti papierovým listom už dlho stal jedným z hlavných typov komunikácie. Ako mnohé iné technologické novinky, aj tento typ komunikácie má však svoje pravidlá. Napriek tomu, že komunikácia cez internetovú poštu sa stala neoddeliteľnou súčasťou mnohých oblastí života, väčšina používateľov nebude schopná odpovedať na otázku, aké sú súčasti e-mailu.
Štruktúra e-mailu z pohľadu používateľa
E-mailové správy sú podobné a veľmi odlišné od papierových listov, ktoré pozná staršia generácia. Ale bez ohľadu na e-mailovú službu je štruktúra e-mailu vždy rovnaká. Uveďme zoznam komponentov e-mailu a stručne opíšme každú z nich:
- Pole „Komu“. Toto pole obsahuje adresu príjemcu. Ak existuje viacero príjemcov, oddeľte ich bodkočiarkou.
- Pole „Predmet“. V mnohých poštových službách sa to považuje za povinné. A pre používateľov bude jednoduchšie nájsť písmeno, ak je v ňom správne uvedený predmet.
- Text listu. Telo e-mailu obsahuje hlavný text.
Skryté súčasti e-mailu
Pozreli sme sa na viditeľnú štruktúru listu. Ale okrem prvkov viditeľných voľným okom možno komponentom e-mailu priradiť aj nasledujúce polia:
- od koho (toto pole sa vyplní automaticky);
- kópia (okrem hlavného adresáta sa kópia listu posiela aj niekomu inému);
- slepá kópia (používa sa, ak je potrebné poslať kópiu listu bez informovania hlavného adresáta);
- attachments.
E-mailové komponenty z technického hľadiska
Z technického hľadiska každý e-mail obsahuje aj nasledujúce súčasti:
- Hlavičky alebo, ako sa im tiež hovorí, obálky protokolu SMTP. Tieto hlavičky môžu alebo nemusia byť zahrnuté v tele e-mailu. To znamená, že je možná situácia, keď má poštový server viac informácií, ako je uvedené v tele správy. Hlavička obsahuje adresy odosielateľa, príjemcov a adresu odosielajúceho hostiteľa.
- Samotná správa, ktorá je v jazyku protokolov SMTPs názvom Data. To sa zase delí na:
- hlavička listu – analogicky s papierovou poštou obsahuje údaje o poštových serveroch, cez ktoré list prešiel, a niektoré ďalšie informácie;
- telo listu – samotný text listu.
Štruktúra e-mailu pre obchodnú korešpondenciu
Ak sme doteraz hovorili o štruktúre e-mailu z technického hľadiska, pozrime sa teraz na prvky dobre napísaného e-mailu pre obchodnú korešpondenciu, pretože každá sebaúcta sa snaží vyhovieť so všeobecne uznávanými štandardmi komunikácie.
Hoci existuje veľké množstvo rôznych klasifikácií elektronických správ, sú rozdelené do dvoch skupín podľa štruktúry dizajnu. Prvou skupinou sú komunikačné listy, ktoré sa používajú pri práci. Druhým sú listy o dohode: správy, ktoré sumarizujú stretnutie, uvádzajú termíny na dokončenie práce a ďalšie dôležité aspekty na objasnenie krokov požadovaných od každej zo strán.
Uveďme zoznam komponentov každého typu e-mailu samostatne.
Listová komunikácia
Jeho štruktúra musí obsahovať:
- Predmet e-mailu. V tomto poli je najlepšie uviesť, čo presne od hostiteľa očakávate, napríklad dohodnúť čas stretnutia, zoznam problémov, ktoré treba zvážiť, atď.
- Zdravím. Aj keď sa list plánuje poslať viacerým ľuďom,z etiky obchodnej komunikácie vyplýva povinný pozdrav adresátov.
- Obsah správy. Skutočný text e-mailu, ktorý čo najkonkrétnejšie popisuje požiadavku.
- Firemný podpis. Bod, na ktorý veľa ľudí zabúda. Správne zostavená šablóna podpisu obsahuje celé meno a funkciu autora, jeho kontaktné údaje (telefónne číslo, odkazy na webovú stránku spoločnosti, email a pod.). Podpis sa môže líšiť v závislosti od pravidiel a predpisov prijatých organizáciou.
- Polia „Komu“a „Kópia“. Z nejakého dôvodu sú uvedené ako posledné - ich posledným vyplnením vylúčite možnosť odoslania nedokončenej alebo neoverenej správy.
Zmluvný list
Ako je uvedené vyššie, tento typ elektronickej správy sa používa na zhrnutie výsledkov stretnutia, uvedenie akčného plánu pre každú stranu a stanovenie termínov. Takéto listy sú akýmsi „protokolom“stretnutí a umožňujú vám pohodlne štruktúrovať informácie. Písmeno tohto typu je postavené podľa plánu:
- Zdravím. Ak bol počet účastníkov stretnutia zhrnutý v liste malý, môžete všetkých uviesť podľa mena alebo použiť všeobecný typ pozdravu.
- Zopakujte účel stretnutia, ktorého výsledky sú zhrnuté v liste.
- Zoznam problémov, o ktorých sa diskutovalo počas stretnutia. Pri každom vydaní sú uvedené dohody, rozhodnutia a termíny implementácie.
- Zoznam problémov, ktoré si nevyžadujú naliehavé vyriešenie, no nemali by ste ich prehliadať.
- Objasnenie názoru účastníkov stretnutia – berie sa do úvahy všetko?
- Podpis podľa šablóny.
