Väčšina moderných spoločností udržiava kontakt so zákazníkmi prostredníctvom internetu: e-mailu, sociálnych sietí a instant messengerov. To značne uľahčuje proces kontaktovania verejnosti, ale tiež spôsobuje určité problémy s bezpečnosťou a dôverou. Podvodníci môžu použiť názov organizácie na oklamanie používateľov. Firemné účty by preto mali vyzerať jedinečne a potvrdzovať oficiálnosť. Na tento účel sa používajú firemné e-mailové adresy s doménou spoločnosti. Umožňujú nielen potvrdiť, že tento komunikačný kanál vedie priamo k organizácii, ale aj zdôrazniť jej serióznosť a reprezentatívnosť.
Firemná pošta: definícia a tvorba
Ak uvažujete o tom, ako vytvoriť firemný e-mail, bude užitočné najprv pochopiť, čo to je a ako môžete problém vyriešiť.
Firemná pošta je taký systém adries elektronickej pošty, ktorý spravuje administratíva spoločnosti,má samostatnú doménu v adrese za znakom @ a má určité vyhradené zdroje na podnikanie: zdieľaný kalendár, cloudové úložisko, automatickú poštu. Takáto pošta poskytuje ďalšie možnosti, ako je napríklad správa zamestnaneckých účtov, ich vytváranie a používanie krátkych a jednoduchých adries poštových schránok.
Mnohí hostitelia ponúkajú svojim klientom svoje vlastné firemné poštové služby. Poštový server si môžete vytvoriť aj zakúpením špeciálneho hardvéru alebo jeho umiestnením na cloudovom serveri. Ale možno najjednoduchším a najlacnejším spôsobom je využiť služby veľkých poštových služieb od Google alebo Yandex.
Registrácia domény
Prvá vec, na ktorú sa treba zamyslieť po otázke „ako vytvoriť firemnú poštu s vlastnou doménou“, je vytvoriť si vlastnú doménu. Môžete to urobiť so špeciálnymi registrátormi alebo hostiteľmi, ktorí si prenajímajú názvy domén. Ak to chcete urobiť, musíte si vybrať, v ktorej zóne bude vaša doména. Teraz ich existuje obrovské množstvo: od národných (.ru,.ua,.de) a teritoriálnych (.su,.eu) až po tie, ktoré súvisia s povolaniami a záujmami (.online,.run,.website,.club,.hra,. zamestnania). Existuje viac ako 1000 rôznych zón a cena prenájmu sa môže pohybovať od 100 do stoviek tisíc rubľov v závislosti od exkluzivity a vzácnosti zóny.
Okrem toho, ak je požadovaný názov domény už obsadený, môžete sa ho pokúsiť kúpiť, ale potom bude emisná cena minimálne niekoľko desiatok tisíc rubľov. Ale stojí to za to, ak plánujete vytvoriť alebo preniesť stránku pod týmtodoména.
Keď sa vám podarí vytvoriť firemnú poštovú doménu, môžete premýšľať o práci poštového servera.
Poštový server s vašou doménou
Ak chcete začať vytvárať poštu, musíte rozumieť aspoň základom poštového servera.
Na odosielanie a prijímanie e-mailov je potrebný poštový server. Používa špecifické nastavenia domény na vytvorenie spojenia so serverom príjemcu. Tieto nastavenia sa nazývajú MX záznamy a poskytujú programu informácie o tom, ktoré servery prijímajú prichádzajúcu poštu pre danú doménu. Ak chcete prijímať správy, server tiež kontaktuje doménu odosielateľa a analyzuje údaje zo záznamov SPF, ktoré označujú, ktorý server môže použiť doménu na odosielanie správ. Doména je overená aj prítomnosťou kľúča DKIM, ktorý potvrdzuje bezpečnosť zdroja.
Vaša doména teda musí mať správne hodnoty MX a SPF v DNS, aby mohla fungovať s poštovým serverom. Existuje veľké množstvo poštových serverov, ale najdostupnejšie, najspoľahlivejšie a najbezpečnejšie sú zároveň najobľúbenejšie - to sú služby Google a Yandex. Ich výhodou je bezplatný hosting (permanentne pre Yandex a 2 týždne pre Google) mailového servera pre doménu, profesionálna a včasná podpora, neustála podpora pri práci s poštou.
Ako vytvoriť firemnú poštu v Google?
Začnite používať firemnú poštuod Google je možné po registrácii v špeciálnej službe pre podnikanie – G Suite. Ak to chcete urobiť, prejdite na stránku služby a zadajte nasledujúce údaje:
- Názov spoločnosti.
- Počet zamestnancov.
- Názov domény (ak nie je k dispozícii, môžete sa zaregistrovať priamo na stránke služby).
- Telefónne číslo.
- Poštová adresa, ktorú pravidelne kontrolujete.
Po registrácii dostane používateľ možnosť ďalej konfigurovať firemnú poštu.
V prvom rade však musíte potvrdiť vlastníctvo domény. Je vhodné, aby spoločnosť Google určila registrátora a poskytla mu odporúčania na nastavenie DNS na potvrdenie. Dá sa to urobiť 4 spôsobmi:
- Cez TXT záznam.
- Via CNAME.
- Cez MX záznam.
- Prostredníctvom kódu HTML na stránke (ak existuje).
Prvý spôsob zahŕňa pridanie kontrolného záznamu TXT do nastavení DNS domény, ktoré bude poskytovať G Suite. Druhý a tretí spôsob sa od prvého líšia len typom záznamu. A štvrtý je možné vykonať iba vtedy, ak máte webovú stránku: musíte vytvoriť stránku so špecifickým názvom (nastaveným službou) a pridať na ňu špecifikovaný overovací kód.
Po potvrdení budú k dispozícii nastavenia firemnej pošty.
Nastavenia a funkcie pošty Google
Google poskytuje mnoho rôznych pokročilých nastavení a funkcií na prispôsobenie, pričom všetky sú platené. Poznámka:
- Po prvé, prePre vylepšené zabezpečenie môžete povoliť funkcie, ako napríklad jednotné prihlásenie. To vám umožňuje oprávniť zamestnancov na poštových účtoch pomocou webovej stránky na prihlásenie konkrétne k týmto ľuďom. Alebo napríklad správa hesiel, ktorá vám umožní obnoviť stratené alebo zmeniť heslá zamestnancov. Rovnako ako spravovanie rozhrania Google API, ktoré umožňuje deaktivovať služby tretích strán z poštovej schránky a disku.
- Po druhé, môžete pridať používateľov do poštového systému. Ak to chcete urobiť, musíte kliknúť na ikonu „+“na príslušnom paneli a zadať informácie o zamestnancovi, uviesť novú poštovú adresu vo vašom systéme a nastaviť pôvodné heslo. Pomocou týchto údajov sa bude môcť prihlásiť do svojho firemného účtu.
- Po tretie, v prípade potreby môžete vytvoriť aliasy pre e-mailové adresy. Teda druhé adresy, z ktorých budú listy preposielané na pôvodnú.
- Po štvrté, existuje možnosť organizovať skupiny a hromadné korešpondencie, aby zamestnanci mohli komunikovať.
Okrem e-mailového účtu dostanú všetci zamestnanci aspoň 30 GB miesta na disku, synchronizovaný kalendár, účet Google+ a prístup ku všetkým službám Google.
Ako vytvoriť firemnú poštu v Yandex?
Ak to chcete urobiť, musíte urobiť takmer rovnaké kroky ako v prípade služby Google. Musíte si zaregistrovať doménu v Yandex. Mail, potvrdiť, že patrí vám (prostredníctvom html kódu a cez nastavenia MX) a pokračovať v nastaveniach.
Je tu malý rozdiel -„Yandex“ponúka používateľovi delegovať svoju doménu pod kontrolu vyhľadávacieho giganta, aby sa predišlo manuálnemu nastaveniu DNS. Môžete to urobiť prostredníctvom webovej stránky registrátora podľa podrobných pokynov od spoločnosti Yandex.
Po tomto všetkom môžete začať spoznávať všetky možnosti bezplatnej pošty pre doménu od spoločnosti Yandex.
Nastavenia a možnosti pre poštu Yandex
Prvá vec, ktorú vám Yandex ponúkne, je pridanie záznamu DKIM pre vašu doménu, aby sa e-maily úspešnejšie kontrolovali na nevyžiadanú poštu.
Vytváranie účtov pre zamestnancov je tu tiež jednoduché: stačí zadať meno, adresu a počiatočné heslo. Tieto informácie vám pomôžu prihlásiť sa do vášho účtu. Administrácia účtu vám umožňuje zmeniť osobné údaje, zmeniť heslo a status používateľa v podnikovom systéme.
„Yandex“vám umožňuje vytvoriť až 1 000 poštových adries, ich vlastníkom využívať miesto na disku a ďalšie služby ako bežný používateľ. A správca môže vytvárať hromadné e-maily a čety, aliasy adries a jednotné prihlásenie.
Výsledok
Urobiť dôležitý krok a rozhodnúť sa vytvoriť firemnú poštu na ceste k vybudovaniu reprezentatívneho a solídneho tímu, ktorý je uznávaný a chce s ním obchodovať, je to, čo by sa mala snažiť dosiahnuť každá začínajúca spoločnosť. A nevyžaduje si veľké investície: využitie mailhostingu dvoch najväčších spoločností v oblasti internetutechnológií, môžete organizovať svoj vlastný firemný poštový systém. Navyše, ak sa obmedzenia bezplatného „Yandexu“stali pre spoločnosť hmatateľnými, potom existuje možnosť bezbolestnej integrácie s platenou službou G Suite, v ktorej sú tieto nedostatky odstránené.
