Systémy hodnotenia výkonnosti zamestnancov založené na KPI si v Rusku získavajú čoraz väčšiu popularitu. Hlavné výhody takýchto mechanizmov sú v racionálnej reflexii aktivít firiem.
KPI: čo to je
KPI (KPIs) je anglická skratka pre „kľúčové ukazovatele výkonnosti“, v ruštine sa označuje ako KPI – kľúčové ukazovatele výkonnosti (niekedy parametre). Ale v pôvodnom cudzom zvuku sa používa ako norma. KPI je systém, ktorý vám umožňuje hodnotiť výkon zamestnancov spoločnosti za účelom dosiahnutia cieľov (strategických a taktických).
"Kľúčové ukazovatele" umožňujú spoločnosti analyzovať kvalitu jej štruktúry, potenciál pri riešení problémov. Na základe KPI sa vytvára aj systém riadenia cieľov. Toto je najdôležitejší faktor: ak neexistujú žiadne známky zacielenia na ukazovatele výkonnosti, potom nie je čo aplikovať na „kľúčové ukazovatele“. Riadenie podľa cieľov a KPI sú teda dva vzájomne súvisiace javy. Prvá zahŕňa v prvom rade predpovedanie výsledkov práce, ako aj plánovanie, ako sa tieto výsledky dosiahnu.
Kto prišiel s KPI?
História však na túto otázku nedáva jednoznačnú odpoveďmôžete vidieť, ako svetový manažment pochopil KPI, čo sú a prečo sú užitočné. Koncom 19. a začiatkom 20. storočia sociológ Max Weber zistil, že existujú dva spôsoby hodnotenia práce zamestnancov: takzvaný „sultánsky“a meritokratický. Podľa prvého šéf („sultán“) podľa vlastného uváženia posúdil, ako dobre sa človek vyrovná so svojimi povinnosťami. Racionálny začiatok tu hrá vedľajšiu úlohu, hlavnou vecou je čisto emocionálne vnímanie práce podriadeného.
Meritokratická metóda je, keď sa výsledky práce hodnotia podľa skutočných úspechov so zapojením objektívnych meracích mechanizmov. Tento prístup si prispôsobili teoretici manažmentu v západných krajinách a postupne sa vykryštalizoval do toho, čo poznáme ako systém KPI. Významnú úlohu v systematizácii racionálneho hodnotenia personálnej výkonnosti zohrali práce Petra Druckera, o ktorom sa predpokladá, že premenil manažment na vednú disciplínu. Koncepcie vedca priamo hovoria, že existujú ciele, ale existuje hodnotenie stupňa ich dosiahnutia prostredníctvom kľúčových ukazovateľov výkonnosti.
výhody KPI
Hlavnou pozitívnou stránkou systému KPI je prítomnosť mechanizmu na hodnotenie práce a práce podniku ako celku, ktorý je transparentný pre všetkých zamestnancov spoločnosti. To umožňuje orgánom hodnotiť výkon všetkých podriadených štruktúr v reálnom čase, predpovedať, ako budú úlohy riešené a dosiahnuté ciele. Ďalším plusom KPI je, že manažment má nástroj na úpravu práce podriadených, ak aktuálne výsledky zaostávajúod plánovaného.
Ak napríklad meranie výkonnosti v prvom polroku odhalí, že niektoré výkonnostné parametre nie sú dostatočne vysoké, uskutočnia sa workshopy s cieľom identifikovať dôvody a povzbudiť zamestnancov k lepším výkonom po nasledujúcich šiestich mesiacoch. Ďalšou pozitívnou stránkou KPI je spätná väzba medzi špecialistom a manažérom. Prvý dostane nielen pokyny a niekedy zdanlivo neobjektívne hnidopišstvo, ale aj fundované komentáre, druhý zlepší výkon špecifikovaním chýb a nedostatkov v práci vykonávanej podriadeným.
KPI mínusy
Výsledky hodnotení v rámci KPIs (ukazovatele výkonnosti ako také) sa dajú interpretovať nie celkom správne a to je hlavná nevýhoda tohto systému. Pravdepodobnosť výskytu takéhoto problému je spravidla tým nižšia, čím väčšia pozornosť sa venuje vo fáze tvorby kritérií na hodnotenie výkonových parametrov. Ďalším mínusom KPI je, že spoločnosti budú musieť vynaložiť veľa zdrojov na implementáciu tohto systému (vypočítané spravidla v čase, práci a financiách). Hovoríme, samozrejme, o práci na kľúčových parametroch efektívnosti správnej úrovne vypracovania. Existuje možnosť, že bude potrebné vykonať rozsiahlu rekvalifikáciu zamestnancov: špecialistov - s ohľadom na zmenu úloh, a tým aj pracovných podmienok, pričom manažment si bude musieť osvojiť nové metódy hodnotenia práce podriadených. Firma nemusí byť pripravená poskytnúť tímu viac času na zvládnutieinovácie.
Podrobnosti implementácie KPI
Hlavnou úlohou pri zavádzaní systému KPI („od nuly“) je predchádzať negatívnym postojom zamestnancov k nemu. Preto musí vedenie spoločnosti jasne sprostredkovať význam a praktické prínosy inovácií každému z podriadených, ktorých práca podlieha následnému hodnoteniu efektívnosti. Najlepšou metódou je tu podľa niektorých odborníkov z oblasti HR individuálna prezentácia, vysvetlenie špecialistom na konkrétnych pozíciách: KPI - čo to sú a prečo implementovať tento systém vo firme.
Bolo by chybou bezpodmienečne nariadiť parametre efektívnosti príkazom, ale nevyhnutným krokom je odvolanie zo strany najvyšších predstaviteľov spoločnosti. Ak napríklad líniový manažér informuje podriadených vo svojom oddelení o blížiacej sa implementácii KPI, potom by túto informáciu mal potvrdiť aj generálny riaditeľ. Špecialista musí pochopiť, že systém kľúčových ukazovateľov výkonnosti nie je vynálezom šéfa, ale prvkom strategickej politiky celej spoločnosti.
Optimálne načasovanie implementácie KPI
Medzi odborníkmi panuje názor, že ukazovatele KPI, ak hovoríme o systéme, by sa mali implementovať súčasne na všetkých úrovniach riadenia spoločnosti – od bežných špecialistov až po vrcholových manažérov. Z tohto pohľadu nie je možné načasovanie implementácie kľúčových ukazovateľov výkonnosti časovo predĺžiť: systém začne fungovať okamžite. Otázkou je len to, ako optimálne zvoliť moment jeho spustenia. Existuje názor, že stačí oznámiťzamestnancov o spustení KPI približne za tri mesiace. To stačí na to, aby si zamestnanci spoločnosti preštudovali špecifiká budúceho hodnotenia efektívnosti ich práce.
Existuje aj téza, že istý čas môže KPI fungovať paralelne s predchádzajúcim platobným systémom. V závislosti od stupňa liberalizmu úradov si zamestnanec bude môcť vybrať, podľa akej schémy bude odmeňovaný. K práci podľa nového KPI môžete človeka úplne motivovať prostredníctvom bonusov a bonusov, ktorých podmienky získania budú jasne uvedené v kľúčových parametroch.
Fázy vytvárania systému KPI
Zavedeniu mechanizmov KPI ako takému v skutočnosti predchádza niekoľko fáz prípravných prác. Jednak je to obdobie spojené s formulovaním strategických cieľov, ktoré sú pre podnik stanovené. V rámci tej istej etapy práce je všeobecná koncepcia rozdelená na taktické oblasti, ktorých účinnosť sa má merať. V druhom rade je to vypracovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti, definovanie ich podstaty. Po tretie, ide o prácu na rozdelení oficiálnych právomocí súvisiacich s implementáciou systému tak, že každá zodpovedná osoba si položí otázku ako „KPI – aké sú to?“
Všetky ukazovatele budú teda priradené konkrétnym jednotlivcom (divíziám) vo firme. Po štvrté, môže byť potrebné upraviť súčasné obchodné procesy (ak to vyžaduje aktualizovaná stratégia). Po piate, je to vývoj nového motivačného systémuzamestnancov, vytváranie mzdových vzorcov na základe nových kritérií. Po dokončení všetkých špecifikovaných postupov môžete spustiť systém KPI.
požiadavky KPI
Ako už bolo spomenuté vyššie, KPI sú kľúčové ukazovatele výkonnosti, ktoré sú neoddeliteľne spojené s cieľmi spoločnosti. Kvalita rozvoja cielenia je hlavnou požiadavkou na systém KPI. Ciele môžu byť formované podľa rôznych princípov, no jedným z najpopulárnejších v HR prostredí je koncept SMART. Znamená „špecifický“(špecifický), „merateľný“(merateľný), „dosiahnuteľný“(dosiahnuteľný), „relevantný pre výsledok“(relevantný), „časovo ohraničený“(časovo ohraničený) a v dôsledku toho dáva vypracované a kvalitné KPI.
Príklady cieľov, ktoré spĺňajú tieto kritériá: „otvoriť toľko (merateľných) predajní (konkrétnych) v meste (relevantnom) v prvom štvrťroku (časovo ohraničené)“alebo „predať toľko leteniek do takýchto a taká krajina za tri týždne. Každý cieľ by mal byť rozdelený na úlohy, ktoré sú naopak redukované na úroveň osobných KPI (pre zamestnancov alebo oddelenia). Optimálny počet je podľa niektorých odborníkov 6-8.
KPI Automation
Jedným z faktorov úspešnej implementácie KPI je technologická infraštruktúra. Keďže kľúčové ukazovatele výkonnosti sú súborom racionálnych ukazovateľov, počítač s nimi odvedie veľmi dobrú prácu. Existuje mnoho softvérových riešení na správu KPI. Možnosti dostupné v takýchto distribúciách sú pomerne rozsiahle. Po prvé, je to pohodlnéprezentácia informácií (vo forme grafov, analýz, dokumentácie) o procesoch spojených s KPI. čo to dáva? Predovšetkým jednota vnímania údajov, čím sa znižuje pravdepodobnosť nesprávnej interpretácie čísel. Po druhé, je to automatizácia zberu a výpočtu ukazovateľov výkonnosti. Po tretie, ide o viacrozmernú analýzu (s veľmi veľkými objemami čísel), ktorú bude pre človeka bez programu ťažké vykonať. Po štvrté (v prítomnosti sieťovej infraštruktúry) je to výmena informácií medzi jednotlivými zamestnancami a vytvorenie spätnoväzbových kanálov „šéf-podriadený“.
