Propagačný list – komerčný text, ktorý obsahuje informácie pre potenciálnych spotrebiteľov o vašom produkte alebo službe. Účelom takýchto listov je upozorniť kupujúcich na vaše produkty. Propagačné e-maily sú skvelým predajným nástrojom, ktorý vám umožňuje získať veľké množstvo odpovedí a zvýšiť objednávky. Otázka, ako ich napísať, však vedie k úplnému zmätku. Pomôže to príkladom propagačných listov, ktoré možno použiť ako šablónu.
Ako napísať obchodný list
Propagačný list obsahuje popis ponúkaného tovaru a služieb tak, aby podnietil záujem potenciálnych kupcov.
Každá organizácia zaoberajúca sa komerčnými aktivitami by mala venovať náležitú pozornosť reklame produktov alebo služieb. Existujú dva typy propagačných listov:
- Dokument obsahujúci informácie o samotnej spoločnosti.
- Listy popisujúce ponúkané produkty a služby.
V reklame sa využívajú aj rôzne bulletiny, brožúry s podrobnejšími informáciami o tovare. Nevzťahujú sa na propagačné listy a spravidla sa vydávajú na žiadosť kupujúceho, ktorý už má primárne informácie o spoločnosti a jej produktoch.
Pravidlá na písanie obchodného listu spoločnosti
Pri písaní obchodného listu je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:
- Informatívne. Text by mal byť stručný, informatívny, podstatný. Nie je potrebné ponúkať kupujúcim podrobný popis spoločnosti a jej produktov. Je dôležité sprostredkovať tie najpodstatnejšie informácie, ktoré odrážajú jedinečnosť spoločnosti, rozdiel medzi jej ponukou a všetkými ostatnými.
- Stručnost. Propagačné e-maily by nemali byť dlhšie ako jedna stránka. Veľké znenie reklamy sa s najväčšou pravdepodobnosťou neprečíta.
- Nenápadný. Neponúkajte svoje produkty príliš vtieravo, aby ste nedráždili čitateľa. Text by mal byť nenápadný a presvedčivý.
- Presnosť. Prednosti spoločnosti alebo jednotlivých produktov by ste nemali preháňať, uverejňujte iba informácie overené praxou. Nezavádzajte potenciálnych zákazníkov.
- Prísnosť a racionalita v dizajne. List musí byť napísaný na formulári so všetkými požadovanými údajmi bez nadmernej registrácie. Je lepšie použiť písmo s veľkosťou aspoň 13 bodov s riadkovaním jeden a pol. Vzorové reklamné listy pomáhajú dobre porozumieť dizajnovým prvkom.
Písanie objednávky
Pri písaní obchodných listov sa musíte držaťzavedený poriadok. Nižšie môžete vidieť skutočné príklady propagačných e-mailov.
Ak je hlavným účelom listu upozorniť na určité tovary a služby, mal by byť vytvorený takto:
- Odvolanie (napríklad: "Vážené dámy a páni!").
- Stručné informácie o vašej spoločnosti.
- Zoznam produktov s kľúčovými funkciami.
- Dodatočné podmienky.
- Možné formy spolupráce (maloobchodný alebo veľkoobchodný nákup, ponuka služieb a pod.).
- Vyjadrenie možnosti poskytnutia dodatočných informácií o tovare, vzorky tovaru.
- Vyjadrenie nádeje na dlhú a vzájomne prospešnú spoluprácu.
- Podpis.
Ak je účelom listu predstaviť spoločnosť, je štruktúrovaný takto:
- Oslovovanie príjemcu.
- Stručné informácie o vašej spoločnosti.
- Hlavné aktivity spoločnosti, jej výhody, úspechy, výhody v porovnaní s inými spoločnosťami.
- Možné formy spolupráce.
- Vyjadrenie možnosti poskytnúť dodatočné informácie o spoločnosti.
- Vyjadrenie nádeje na dlhú a vzájomne prospešnú spoluprácu.
- Podpis.
Pozrite si vzorové predajné e-maily, aby ste lepšie pochopili ich štruktúru. V závislosti od stanovených cieľov sa štruktúra textu môže zmeniť.
Len pár slov o takej dôležitej rekvizite, akou je podpis. V praxi predajné listypodpísali nielen šéfovia firiem, ale aj radoví zamestnanci. Na zabezpečenie vysokej úrovne dôvery a väčšieho vplyvu na potenciálneho klienta alebo partnera je však lepšie podpísať list manažérovi alebo jednému z jeho zástupcov.
Príklady propagačných a informačných listov. Otvorenie fotoateliéru
Vážení páni!
Na ulici. Lenin (nákupné centrum "Aladdin", 1. poschodie) otvoril nové fotografické štúdio "World of Photography".
Profesionálni štúdioví fotografi vám ponúkajú nasledujúce služby:
- fotenie svadieb, iných rodinných udalostí;
- fotenie v štúdiu v interiéri;
- výroba fotokníh, promočné albumy;
- digitálna tlač fotografií;
- obnovenie starých fotiek;
- tvorba umeleckých portrétov.
V štúdiu si môžete zakúpiť:
- rámiky na fotky;
- fotoalbumy;
- fotoaparáty, objektívy a súvisiace príslušenstvo.
Čaká na vás v našom fotoštúdiu!
Príklad obchodného listu s prehľadom spoločnosti
Vážení kolegovia!
Naša spoločnosť pôsobí na trhu s pleteným tovarom už viac ako desať rokov. Ponúkame úplety z Francúzska, Belgicka, Talianska a Španielska. Za mnoho rokov spolupráce spoločnosť potvrdila svoj status spoľahlivého partnera, ktorý svojim zákazníkom poskytuje produkty vysokej kvality za dostupné ceny.
Zaoberáme sa prepravou týchto produktov do krajín SNŠ a zabezpečujeme ichpoistenie.
Na letnú sezónu 2018 sme vytvorili novú módnu kolekciu úpletu v širokom cenovom rozpätí.
Ak vás naša ponuka zaujala, sme pripravení vám poslať podrobný cenník a odpovedať na všetky vaše otázky.
Tešíme sa na dlhú a plodnú spoluprácu.
S úctou, riaditeľ spoločnosti (meno, priezvisko, meno, priezvisko riaditeľa a podpis).
Odosielanie propagačných e-mailov
List reklamného charakteru môže obsahovať rôzne informácie, no štruktúra takéhoto textu spravidla zodpovedá vyššie uvedenej. Ďalej vždy vyvstáva otázka, ako nadviazať dialóg s potenciálnym kupcom. Distribúcia propagačných listov sa líši od iných typov reklamy tým, že implikuje odpoveď z opačnej strany. Môže ísť o súhlas s nákupom produktov, žiadosť o dodatočné informácie, žiadosť o stretnutie a pod. Hlavná vec je dostať odpoveď na vaše listy. Ak adresát mlčí, znamená to, že informácie uvedené v liste ho nezaujímali. V tomto prípade si môžete skontrolovať, či príjemca váš list dostal, alebo po chvíli napíšte list s iným obsahom.
Dizajn propagačných listov
Príklady propagačných e-mailov ste už videli vyššie. Ukážka vám umožní pochopiť, ako vytvoriť takéto texty, ak ešte nemáte skúsenosti.
Je žiaduce vytlačiť list na vysokokvalitný papier s dobrou tlačou. Ešte lepšie je na to použiť hlavičkový papier s logom firmy. Jedenjednou z vašich hlavných úloh je nadviazať prvý očný kontakt s adresátom. Čitateľ má v prvých sekundách čas urobiť si dojem o vašej spoločnosti, vybrať si pre seba to najdôležitejšie a buď ho vaša ponuka zaujme, alebo ju odmietne. Potom nasleduje bližšie zoznámenie sa s firmou, čo spravidla len umocňuje prvý dojem.
Ak plánujete posielať reklamné e-maily, môžete si zvoliť jednoduché, nerušivé pozadie v neutrálnej farbe. V závislosti od špecifík vášho návrhu môžu byť do textu vložené ilustrácie, ktoré upútajú pozornosť čitateľa.
Pravidlá pre tvorbu textu propagačných listov
Identifikujte kľúčové výhody vašej ponuky – môžu byť zvýraznené v texte tučným písmom v nadpisoch. Usporiadajte rôzne položky tovaru alebo služieb v krátkych odsekoch, v blokoch po dvoch alebo troch riadkoch. Upozorňujeme, že dlhý odsek sa bude čítať ako posledný. Zároveň sa pohľad prudko pohybuje medzi riadkami pri hľadaní najzaujímavejších momentov.
Ak chcete aktivovať pozornosť čitateľa k textu, mali by ste použiť osobnejšie zámená. Vďaka tejto technike sa list stáva osobnejším. Bolo by vhodné oslovovať adresáta jeho krstným menom a priezviskom, najmä ak ste sa s ním osobne stretli.
Na povzbudenie akcie v liste sa odporúča používať slovesá v prítomnom čase. Porovnajte dve možnosti: „Len tento týždeň máte možnosť využiťnaše služby so zľavou 15 %“a „Služby budete môcť využívať so zľavou 15 %.“Prvá možnosť bude najvýhodnejšia.
Samozrejme, list by mal byť napísaný jasným a kompetentným jazykom. Nemalo by byť preťažené odbornými výrazmi a žargónom. Snažte sa nepísať monotónne, riediť text originálnym, neštandardným slovom.
Nepreháňajte imperatívom.
Užitočné tipy
Podľa štúdií sa krátky text s malými odsekmi vždy zapamätá oveľa lepšie. Spravidla si človek okamžite zapamätá päťslovnú vetu, zapamätá si len polovicu fráz s desiatimi slovami. Textové bloky by preto mali byť optimálne oddelené z hľadiska zapamätateľnosti informácií.
Pred prípravou do práce si preštudujte čo najviac príkladov propagačných listov, zdôraznite výhody pre seba ako spotrebiteľa a skúste ich použiť vo svojom texte. Dobre napísaný predajný list pritiahne kupujúcich do vašej spoločnosti a otvorí nové výšiny pre vás a ostatných zamestnancov. Pamätajte, že mzdu neplatí riaditeľ, ale spotrebitelia.
