Prítomnosť e-mailu pre každého používateľa osobného počítača v modernom svete je normou a nevyhnutnosťou. Niekto má jednu e-mailovú adresu, niekto má kvôli potrebám alebo preferenciám viacero schránok. Korešpondencia s priateľmi, klientmi, mailingy, upozornenia o nadchádzajúcich udalostiach – to všetko sa stalo neoddeliteľnou súčasťou života. Ak máte jednu adresu, kontrola nových listov a odosielanie odpovedí je celkom jednoduché. Situácia sa oveľa skomplikuje, ak existuje niekoľko e-mailových adries.
Poštové aplikácie boli vyvinuté na prácu s určitým počtom účtov súčasne. Najpopulárnejší je Outlook, ktorý Microsoft štandardne dodáva s Microsoft Office spolu s ďalšími programami.
Výhody výberu Outlooku ako e-mailového klienta
Používanie aplikácie Microsoft vám umožňuje:
- Zbierajte informácie z rôznych poštových schránok a serverov v jednej aplikácii.
- Ušetrite čas sťahovaniaa zobraziť aktualizáciu zoznamu doručenej pošty.
- Nastavte obdobie synchronizácie pre poštové schránky.
- Použiť triedenie, zoskupovanie a priraďovanie filtrov k prichádzajúcej korešpondencii podľa priorít.
- Zálohujte a archivujte obsah poštovej schránky.
- Rýchlo odpovedzte na prichádzajúce e-maily v jednej aplikácii.
- Rýchle získavanie informácií pri používaní poštových schránok obsahujúcich veľký počet písmen.
Množstvo funkcií a nastavení Outlooku nám umožňuje považovať aplikáciu za lídra medzi podobnými programami od iných vývojárov.
V dvadsaťročnej histórii existencie poštového manažéra bolo vydaných 8 verzií, ktoré Microsoft vytvoril pri vývoji a vydávaní nových vydaní operačných systémov Windows a Mac OS.
Kde začať
Používatelia, ktorí sa prvýkrát stretli s používaním aplikácie, majú často otázky, čo a kde nakonfigurovať Outlook, aby pri práci s poštou nedochádzalo k problémom a zlyhaniam. Nastavenie pošty začína pridaním účtov pri prvom spustení aplikácie.
Vitajte okno a vytvorenie poštovej schránky
Sprievodca úvodným nastavením otvorí dialógové okno, kde stačí kliknúť na tlačidlo „Ďalej“.
V novom okne, ak existujú platné e-mailové účty, musíte sa uistiť, že je zvýraznená položka „Áno“a znova použiť tlačidlo „Ďalej“, aby ste prešli na ďalší krok.
Automatické nastavenie
Keď sa zobrazí okno „Pridať nový účet“, ponúkne sa vám výber medzi automatickým a manuálnym nastavením účtu. Automatické nastavenie Outlooku funguje v prípadoch, keď aplikácia môže sama získať nastavenia pre pripojenie k poštovému serveru. Ak to chcete urobiť, zadajte prihlasovacie meno a heslo pre svoj e-mailový účet.
Manuálne nastavenie
Častejšie však musíte vykonať dodatočné nastavenia pre poštu Outlook pre správnu synchronizáciu a pripojenie k poštovej schránke. Prístup je povolený pri otvorení sekcie „Manuálna konfigurácia nastavení servera alebo ďalších typov serverov“.
V novom dialógovom okne, ktoré sa otvorí, je z možných typov pripojenia vybratá prvá možnosť „Internetový e-mail“.
Aké informácie sú potrebné na nastavenie pošty Outlook
Pri prechode do ďalšieho okna sa používateľovi zobrazí výzva na vyplnenie 7 polí:
- „Zadajte meno“slúži na informácie o vlastníkovi, ako je meno a priezvisko, alebo vhodná skratka. Tieto údaje sa v správe zobrazujú ako odosielateľ.
- "E-mailová adresa" – názov e-mailového účtu, ktorý sa má pridať.
- "Typ účtu" - navrhuje sa vybrať jednu z možností zo štandardného zoznamu. Pre správny prístup ku korešpondencii sa vyžaduje POP3.
- "Server prichádzajúcej pošty" -adresa pre doručené listy je zaregistrovaná. Adresa sa tvorí takto: pop. a poštovú adresu. Napríklad: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. Ak máte firemnú poštu, adresu servera a ďalšie nastavenia si môžete overiť u správcu systému alebo v sekciách pomocníka pre hosťovanie.
- Adresa pre pole "Server odchádzajúcej pošty" je vytvorená rovnakým spôsobom, ale namiesto pop. registrovaný smtp. Napríklad: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- Príslušné polia označujú používateľské meno a heslo na pripojenie k poštovej schránke.
- V niektorých situáciách (napríklad e-mail vytvorený pomocou služieb hostiteľskej spoločnosti) sa adresy serverov pre prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu líšia od štandardných a správy je možné vymieňať iba prostredníctvom pripojenia na konkrétny prístav. Ak chcete zadať príslušné nastavenia, musíte prejsť na tlačidlo „Iné nastavenia“v časti pre zadanie a povolenie ďalších možností. V novom okne, ktoré sa zobrazí, prejdite na kartu Server odchádzajúcej pošty. Ak hostiteľ alebo poskytovateľ poštových služieb vyžaduje autorizáciu SMTP, musíte začiarknuť políčko vedľa položky „SMTP vyžaduje overenie“. Do polí "Užívateľské meno a heslo" zadajte príslušné údaje. Začiarknutie vedľa položky „Zapamätať si heslo“vám umožní vyhnúť sa zadávaniu hesla pri každej synchronizácii údajov. Ak chcete zadať ďalšie parametre pripojenia, prejdite na kartu „Rozšírené“. V tejto časti by ste mali zadať čísla portov prepripojenie k serveru prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty. Je potrebné pamätať na to, že čísla sú rôzne a pri zadávaní údajov je potrebné dávať pozor. Musí byť začiarknuté políčko „Vyžaduje sa šifrované pripojenie (SSL)“a typ šifrovania musí byť SSL.
Nastavenia sa uložia stlačením tlačidla OK
Po vyplnení údajov do e-mailu môžete skontrolovať správnosť práce kliknutím na tlačidlo „Skontrolovať účet“. Ak sa vyskytnú chyby, aplikácia oznámi, čo sa stalo, a uvedie dôvod. Stačí opraviť problém a zopakovať kontrolu nastavení.
Ak sú všetky nastavenia správne, vykoná sa pripojenie k poštovému účtu a odošle sa testovacia správa.
Dokončite sprievodcu aplikáciou a zatvorte okno kliknutím na tlačidlo „Dokončiť“.
Ak potrebujete vykonať zmeny v nastaveniach, pridať alebo odstrániť poštovú schránku, mali by ste nájsť sekciu „Nastavenia účtu“v ponuke „Súbor“.
Práca s priečinkami. Pravidlá programu Outlook
Práca s Outlookom zahŕňa aj možnosť vytvárať priečinky a pravidlá, ktoré vám umožnia automaticky triediť prichádzajúcu korešpondenciu podľa špecifikovaných požiadaviek a potrieb. Používanie tejto funkcie ušetrí čas na kontrolu prijatých e-mailov a získavanie informácií o účtenkách.prichádzajúca dôležitá správa takmer okamžite.
Na vytvorenie nového priečinka stačí vykonať nasledujúcu postupnosť manipulácií:
- V ľavom navigačnom menu musíte nájsť a kurzorom zvýrazniť priečinok „Doručená pošta“.
- V ponuke „Súbor“kliknite na „Priečinky“a potom vyberte „Vytvoriť priečinok“.
- Do poľa „Názov priečinka“zadajte požadovaný názov. Uistite sa, že je v spodnej oblasti „Obsah priečinka“vybraté zobrazenie „Položky typu pošty“a že hlavný priečinok je vybratý ako nadradený priečinok „Umiestniť priečinok“.
- Vytvorenie nového priečinka dokončite stlačením tlačidla OK.
Ďalej môžete vytvoriť pravidlá, na základe ktorých sa budú správy triediť do priečinkov. Nastavenia a pravidlá Outlooku sa píšu s prihliadnutím na konečný priečinok, kam má prichádzajúca správa smerovať, a súbor parametrov, ktorými môžu byť typ listu, odosielateľ, kľúčové slová v predmete alebo texte korešpondencie. Okrem toho môžete správam od konkrétneho odosielateľa alebo súkromným správam priradiť konkrétnu farbu. Prístup k vytváraniu, úprave a odstraňovaniu pravidiel sa vykonáva cez položku „Služba“, „Pravidlá a upozornenia“.
Ako vykonať obnovenie továrenských nastavení
Ak potrebujete resetovať nastavenia Outlooku do pôvodného stavu, stačí odstrániť účet a súbor s údajmi pre prepojené účty cez „Ovládací panel“v časti „Pošta“. Postup trvá niekoľko minút a umožňuje vám konfiguráciuOutlook pridáva nové poštové schránky.
Po hlbšom preštudovaní možností Outlooku sa odporúča používať aplikáciu nielen ako e-mailového klienta, ale aj ako zápisník, organizér a plánovač podujatí. Treba poznamenať, že v najnovšej vydanej verzii balíka Microsoft Office bolo odstránených veľa dôvodov na sťažnosti používateľov a program dostal nové funkcie pre efektívnejšiu prácu.
