Väčšina bežných používateľov pracuje s e-mailom priamo na stránke. Funkcie, ktoré poskytuje, sú dostatočné na vytváranie a prijímanie e-mailov. Ale čo keď potrebujete poslať rovnaký list veľkému počtu ľudí, potrebujete poslať určitú správu v konkrétnom čase, pokračovať v posielaní listov bez účasti osoby, keď sa vyhrieva na pláži na dovolenke? V takýchto prípadoch prichádzajú na pomoc všetky druhy programov a služieb pre automatické posielanie pošty. Líšia sa funkčnosťou, platenými / bezplatnými, funkciami práce a mnohými ďalšími faktormi, ale spája ich to, že na prácu nepotrebujú neustálu prítomnosť osoby. E-maily je možné odosielať 24 hodín denne s rôznymi nastaviteľnými intervalmi.
Prečo potrebujeme bulletiny?
Názor, že webová stránka je hlavným a najefektívnejším marketingovým nástrojom, je ďaleko od pravdy. Väčšina kupujúcich produktu alebo služby naraznávšteva webovej stránky ešte nie je pripravená na rozhodnutie o kúpe. Dôvody môžu byť rôzne a nie na poslednom mieste je banálna zábudlivosť. Zákazníci si jednoducho nepamätajú, že videli niečo, čo ich zaujalo. Niektorým potenciálnym kupcom sa musia opakovane pripomínať, až kým nakoniec neuskutočnia nákup. A automatický e-mail odoslaný ako taká pripomienka.
Možnosti e-mailových klientov a služieb
Existuje veľa programov a služieb na automatické posielanie korešpondencie, platených aj bezplatných. Ich funkčnosť nie je obmedzená na odosielanie listov bez ľudského zásahu, ich možnosti sú oveľa širšie:
- Efektívnosť listov je možné pred hromadným rozosielaním otestovať na vybranej skupine užívateľov preštudovaním štatistík odosielania a doručovania týchto listov, aktivity zákazníkov po ich prijatí.
- Služby vám umožňujú pravidelne aktualizovať zoznam predplatiteľov spracovaním servisných správ o chybách doručenia. Systémové zdroje sa tak neplytvajú zbytočným posielaním správ na adresy, ktoré už neexistujú.
- Štatistické údaje o kliknutiach na odkazy v e-mailoch pomôžu vyhodnotiť efektivitu reklamnej kampane.
- Vstavaná technológia na určovanie polohy predplatiteľov vám umožní vybrať listy na odoslanie na základe zemepisnej polohy.
- Základ pre odosielanie listov je možné doplniť rôznymi automatickými spôsobmi, napríklad skenovanímstránky na webe.
Automatické odpovede na písmená sú tiež nakonfigurované. To sa vám bude hodiť napríklad pri odchode. Osoba, ktorá to napísala, môže byť informovaná, že list bol doručený, ale odpoveď naň bude po návrate po určitom čase. Ak došlo k zmene e-mailovej adresy, potom je veľmi jednoduché prijímať poštu odoslanú na starú adresu - stačí nastaviť preposielanie. Ako však informovať všetkých, ktorí píšu, že stará adresa už nie je aktuálna a nabudúce je lepšie písať priamo na inú? A automatické písanie vám s tým pomôže.
Takéto programy majú zvyčajne typické šablóny písmen, ktoré možno ľahko upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám. Vďaka tomu všetkému vám automatický mailing umožňuje propagovať tovar a služby s minimálnym časom a peniazmi vynaloženými na reklamu, spracovanie a analýzu korešpondencie.
Poslať čo?
Najobľúbenejšie listy sú pozdravy (napríklad po registrácii na zdroji) a poďakovanie (napríklad za perfektnú objednávku alebo dlhodobú spoluprácu s firmou).
Pozdravy sú najčítanejšie listy. Ľudia sú zvyknutí ich vidieť, väčšina z nich ich otvára pri hľadaní užitočných alebo zaujímavých informácií.
Ďakovné listy môžu obsahovať informácie o objednávke, spôsobe doručenia, rôznych akciách a zľavách pre stálych zákazníkov. To všetko ľudí priťahuje a takéto listy sa spravidla aj čítajú alebo aspoň náhodne prezerajú.
Automatické písanieponúkať produkty súvisiace s tými, ktoré si človek zakúpil, alebo o ktoré mal záujem. Listy vám umožnia zablahoželať napríklad k narodeninám, urobiť individuálnu výhodnú ponuku.
Na prácu so zložitými problémami zákazníkov už budú samozrejme potrební špecialisti. Jednoduchšie problémy však možno vďaka automatickým písmenám vyriešiť nepretržite a denne, keď ich používatelia potrebujú.
Spomedzi všetkých rôznych programov a služieb je dobre známy program Outlook od spoločnosti Microsoft, takže metódy vytvárania zoznamov adresátov, automatických odpovedí a preposielania určitých listov na iné adresy budú zvážené na jeho príklade.
Newsletter
Ak chcete poslať list veľkej skupine ľudí, nie je potrebné ich zakaždým ručne pridávať do zoznamu adresátov. Ak to chcete urobiť, môžete vytvoriť zoznam adries. Na karte „hlavná“v programe musíte vybrať položku „vytvoriť skupinu kontaktov“, potom zadať názov tejto skupiny a pridať do nej členov. Zoznam účastníkov a názov skupiny sa v prípade potreby upravia alebo úplne vymažú. Rovnaký kontakt môže byť zaradený do ľubovoľne veľkého počtu skupín používateľov, ktorým sa bude vykonávať automatické zasielanie správ. To ušetrí veľa času.
Automatické písanie: ako na to
Niekedy je potrebné poslať automatický list v presne stanovenom čase a v neprítomnosti samotného odosielateľa pri počítači. Automatické odosielanie e-mailov v programe Outlook vám to umožňuje. Mali by ste napísať obyčajný listpriložte k nemu súbory, ktoré chcete, zadajte príjemcov alebo zoznam adries a potom prejdite do časti ponuky „Možnosti“. Ďalej v tejto časti je vybratá položka "oneskorené doručenie" a potom - "nedoručiť do". Potom sa nakonfigurujú všetky potrebné parametre vrátane dátumu a času odoslania listu, prítomnosti alebo neprítomnosti oznámení o doručení a prečítaní atď.
Po zadaní všetkých potrebných údajov odošlite e-mail. Uloží sa do priečinka odoslaných listov, ale adresátovi pôjde v skutočnosti až v určený deň a hodinu. Je dôležité, aby bol v tomto čase počítač zapnutý, bežal na ňom program a bolo tam aj internetové pripojenie. Ak tieto podmienky neboli vytvorené v správnom čase, k automatickému odosielaniu listov dôjde v momente, keď sú definitívne splnené. Nie je to veľmi pohodlné, ale nedá sa s tým nič robiť.
Automaticky preposielať e-maily Outlooku
Existujú dva spôsoby odosielania listov od prvého adresáta ostatným – preposielanie a presmerovanie. Preposlané listy sú odlíšené prítomnosťou skratky FW v predmete a príjemca vidí, z ktorej adresy bol list pôvodne odoslaný a z ktorej mu bol neskôr preposlaný. Presmerovanie si príjemca nevšimne, list vidí ako odoslaný prvým odosielateľom.
Ovládanie presmerovania
Môžete nastaviť buď preposielanie úplne všetkých správ, alebo vytvoriť pravidlá upravujúce, čo a kedy sa má preposielať. V tomto prípade sa preposlané správy ukladajú do priečinka"Doručená pošta". Program odoslaný list analyzuje a ak spĺňa podmienky uvedené v pravidlách, vykoná akciu určenú týmto pravidlom. Môže ísť nielen o automatické preposielanie listov alebo odpovede na ne, ale aj o ich presúvanie do konkrétneho priečinka, t.j. triedenie, mazanie atď.
Ak chcete vytvoriť pravidlá pre spracovanie prichádzajúcej korešpondencie, musíte vybrať položku "pravidlá" na hlavnej karte programu. Ďalej v ponuke „spravovať pravidlá a upozornenia“sú už priamo nakonfigurované algoritmy na spracovanie prijatých listov.
Preposlať odmietnutie
Niektoré e-maily nie je možné preposlať – stane sa to vtedy, keď odosielateľ nastavil ochranu na poštu, ktorú odosielajú, čím príjemcovi zabráni zdieľať tieto informácie s kýmkoľvek iným. Takéto obmedzenie odstráni iba odosielateľ, príjemca to nebude môcť nijakým spôsobom urobiť.
Aj vo firmách môže správca systému nastaviť vlastné pravidlá, ktoré obmedzia alebo zakážu úplné preposielanie listov mimo firemnej siete a niekedy aj v rámci nej. Deje sa tak na ochranu firemných informácií.
Automatické odpovede
Ak je adresát neprítomný z dôvodu služobnej cesty, dovolenky, choroby alebo z iného dôvodu, je možné nastaviť automatické odpovede na listy. Ak je pošta umiestnená na firemnej poštovej službe, môžete tiež vytvárať rôzne odpovede na listy prichádzajúce od iných zamestnancov spoločnosti a na listy prijaté zvonku.
Ak chcete povoliť túto funkciu, v menu programu v sekcii "súbor" vyberte položku "automatické odpovede", kde musíte vybrať "odoslať automatické odpovede". V tejto časti je napísaný text listov a je uvedené obdobie, počas ktorého sa budú tieto odpovede posielať. Ak je používateľ online pred koncom tohto obdobia, bude vyzvaný, aby túto funkciu deaktivoval.
Počas platnosti automatických odpovedí si môžete nastaviť pravidlá spracovania pošty, napríklad ich posielať ďalším zamestnancom spoločnosti, ktorí môžu vyriešiť vzniknuté problémy atď.
V programe je k dispozícii podrobná pomoc, ako aj tipy, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa bežným chybám pri práci s programom.
