Ako používať Outlook: pokyny a tipy

2024 Autor: Trinity Chesterton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-16 08:23

Outlook je program na prácu s vašou poštou, ponúka obrovské množstvo funkcií na prácu s ňou. Môžete tiež pracovať so všetkými dostupnými boxmi v ňom.

Vzhľadom na to, že tento program je jedným zo štandardných programov na počítači so systémom Windows, veľa ľudí ho spúšťa a používa výhradne ako program na odosielanie a čítanie listov.

Dôležité! Ak váš systém tento program neobsahuje, musíte nainštalovať balík Microsoft Office. Outlook v systéme Windows je však v skutočnosti viac než to. Toto je skvelý nástroj poštovej schránky.

Vytvoriť účet

Ako používať Outlook? Najprv si vytvorte účet. Pokyny na vytvorenie:

1. Otvorte Outlook a prejdite na kartu „Nástroje“.
2. Vyberte „Účty“.
3. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte „Vytvoriť účet“.
4. Ďalej sa zobrazí formulár na vyplnenie informácií o účte(meno, priezvisko, dátum narodenia, e-mailová adresa a ďalšie informácie potrebné na vedenie účtu).
5. Po vyplnení formulára kliknite na „Ďalej“, kde budete vyzvaní na zadanie prezývky a hesla. Kliknite na "Ďalej".
6. Po zadaní všetkých potrebných údajov musíte kliknúť na "Ďalšie parametre".
7. Vyberte „Službu odchádzajúcej pošty“.
8. Tu musíte zaškrtnúť políčka na úrovni dvoch záznamov: "SMTP server vyžaduje autentifikáciu" a "Podobné ako server pre prichádzajúcu poštu".
9. Prejdite na kartu „Rozšírené“v tom istom okne.
10. Tu musíte zadať čísla portov, ktoré vám poskytli poskytovatelia internetových služieb.
11. Začiarknite políčko „Ponechať kópiu správ na serveri“a stlačte a OK.

Váš účet Outlook je pripravený, teraz z neho môžete písať svojim priateľom a kolegom. Môžete použiť viacero účtov súčasne. Stačí opustiť aktuálnu a vstúpiť do novej. Pripravený. Teraz vás vaši priatelia môžu vidieť a môžu vám písať a pozývať vás na plánované stretnutia.

Účet môžete odstrániť aj z Outlooku.

Delete

Pokyny na odstránenie účtu:

1. Otvorte Outlook.
2. Prejdite do sekcie „Nástroje“a vyberte „Nastavenia“(zobrazí sa všetka pošta pripojená k tomuto Outlooku).
3. Kliknite na účet, ktorý chcete odstrániť.
4. V pravom hornom rohu nad pracovným priestorom zoznamu účtovzáznamov je tlačidlo vymazania vo forme červeného krížika. Stlačte.
5. Hotovo. Účet bol odstránený.

Účet môžete odstrániť jednoduchým výberom požadovaného účtu a stlačením tlačidla Odstrániť.

Nastavenia programu

Ako používať Outlook? Ako každý iný program, prvé spustenie začína individuálnym nastavením.

Pokyny na nastavenie Outlooku:

1. Musíte si nastaviť účty poštových schránok v programe Outlook (prejdite na kartu Súbor, Nastavenia účtu).
2. V prípade potreby zautomatizujte tok prichádzajúcich/odchádzajúcich správ (prejdite na kartu „Súbor“do časti „Spravovať pravidlá a upozornenia“).
3. Nastavte si osobný podpis pre každý odoslaný e-mail (vyrobte automatický podpis pre každý odoslaný e-mail).

Všetky nastavenia je možné vykonať v sekcii "Parametre".

Ako používať?

Mnoho ľudí zaujíma, ako používať Outlook? Okno programu je rozdelené na niekoľko častí: pracovná oblasť, funkčný pásik, zoznam správ (prichádzajúce/odchádzajúce).

Ak chcete zobraziť odchádzajúcu alebo (prichádzajúcu) správu v programe Outlook, stačí na ňu kliknúť.

Čo sa dá robiť so správami v Outlooku:

• delete;
• poslať do archívu;
• odpovedzte alebo pokračujte v dialógu s partnerom;
• preposlať ďalšiemu účastníkovi rozhovoru;
• uložiť do samostatného dokumentu (môžete uložiť všetku korešpondenciu);
• print (môžete vytlačiť celékorešpondencia);
• vyberte správy z rôznych konverzácií.

Funkcie poštového klienta Outlook:

• vyhľadajte požadovanú správu z histórie konverzácie;
• automatické dokončenie navrhovaného vstupu hlavičky správy;
• odosielanie a prijímanie správ.

Odoslanie správy

Ako používať Outlook a ako posielať správy? Ak chcete vytvoriť a odoslať správu, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Otvorte Outlook.
2. Prejdite do sekcie „Súbor“.
3. Ak chcete poslať správu viac ako jednej osobe, vyberte možnosť „Napísať správu“alebo „Vytvoriť konverzáciu“.
4. Zadajte alebo vyberte príjemcu.
5. Vytlačte požadovanú správu. Outlook poskytuje možnosť upravovať (zmeniť štýl textu) správu, ako aj pridávať do nej rôzne multimediálne súbory (v okne na zadávanie správ vyberte „Vložiť“).
6. Po napísaní a úprave správy kliknite na „Odoslať“.

Plánovač

Tento program možno použiť ako plánovač. Disponuje špeciálnym kalendárom, do ktorého si môžete zaznačiť stretnutia alebo prácu na konkrétny deň. Hneď ako tento deň nastane, Outlook vydá zodpovedajúcu správu (upozornenie), že na tento deň máte niečo naplánované.

Ako otvoriť kalendár a zadať v ňom schôdzkuvýhľad? Kalendár pre vstup na schôdzku alebo obchod sa nachádza na hlavnej karte programu, v ľavom hornom rohu. Musíte kliknúť na „Vytvoriť stretnutie“, ktorého tlačidlo vyzerá ako obrázok prázdneho kalendára. Potom musíte zadať názov prípadu alebo stretnutia a jeho dennú alebo nočnú hodinu.

Teraz si musíte vybrať dátum rolovaním v kalendári a kliknutím na požadovaný deň. Outlook poskytuje možnosť pozvať účastníkov schôdze pri vytváraní schôdze.

Ak to chcete urobiť, vyberte kartu na odoslanie pozvánky potenciálnym účastníkom (priateľom, kolegom alebo zamestnancom spoločnosti), že stretnutie sa uskutoční v ten deň. Označte si v kalendári a odošlite tento záznam všetkým určeným ľuďom.

V dôsledku toho sa Outlook stáva nielen poštovou schránkou, ale aj pohodlným nástrojom na plánovanie prípadov, stretnutí a informovanie ľudí, ktorých o nich potrebujete.

Čo je automatická odpoveď?

V poštovej službe Outlook môžete nakonfigurovať funkciu automatickej odpovede. Toto je veľmi užitočná funkcia pre tých ľudí, ktorí tento program príliš často nepoužívajú. Ak chcete povoliť automatickú odpoveď v programe Outlook, musíte aktivovať funkciu proxy.

Ako aktivovať funkciu „Zástupca“

Postup aktivácie „Zástupcu“sa líši v závislosti od verzie poštovej služby.

Pre verzie programu Outlook 2010-2016:

1. Otvoriť režim automatickej prípravy rozloženia (otvorí sa pri vytváraní správy v hlavnej časti).
2. Vytlačiť text správy-záznamník.
3. Na karte „Súbor“vyberte funkciu „Uložiť ako“.
4. Zadajte ľubovoľný názov uloženého súboru a zadajte príponu ako.oft.
5. Uložte si tento dokument vo svojom počítači.
6. Vráťte sa do sekcie „Súbor“a vyberte „Spravovať upozornenia a pravidlá“.
7. V okne, ktoré sa zobrazí, vyberte „Nové pravidlo“.
8. V sekcii „Začať s prázdnym pravidlom“, ktorá sa otvorí, vyberte „Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam“. Kliknite na "Ďalej".
9. Zobrazí sa „Prvý krok“. Musíte vybrať "Odpovedať pomocou vybranej šablóny".
10. V druhom kroku vyberte „Špecifikovaná šablóna“.
11. Stlačte tlačidlo "Prehľadávať" a nájdite v súborovom systéme počítača predtým vytvorenú šablónu vo formáte.oft.
12. V poslednej fáze vyberte názov šablóny a začiarknite políčko „Povoliť pravidlo“. Kliknite na „Dokončiť“.

Tento návod na vytvorenie automatickej odpovede je vhodný len pre verzie Outlooku s účtom Exchange.

Automatická odpoveď v programe Outlook (2010 – 2016)

Pokyny na vytvorenie automatickej odpovede v programe Outlook (2010 – 2016) bez účtu Exchange:

1. Otvoriť Outlook (2010-2016).
2. Prejdite na kartu „Súbor“.
3. Otvorte sekciu Podrobnosti.
4. Nájdite tlačidlo „Automatické odpovede“a kliknite naň.
5. Skontrolujte parameter automatickej odpovede „Odoslaťautomatická odpoveď v režime offline."
6. Ak chcete, vyberte čas záznamníka.
7. Vyberte sociálny okruh, na ktorý sa bude vzťahovať automatická odpoveď (v rámci organizácie, priateľov atď.). Môžete vybrať viacero sociálnych kruhov súčasne.

Po vykonaní všetkého budete mať vo svojej poštovej schránke programu Outlook nainštalovanú automatickú odpoveď. Zostáva len napísať text pre automatickú odpoveď.

Chyby v programe Outlook

Tento program môže niekedy zobrazovať rôzne druhy chýb. Každý z nich má svoje vlastné systémové číslo.

Príklady chýb a ich interpretácia:

1. Chyba 0x800CCC00 NAČÍTANIE SICILY ZLYHALO. Táto chyba znamená, že sa nemôžete prihlásiť. Problém je vyriešený reštartovaním programu alebo jeho úplným preinštalovaním.
2. Chyba 0x800CCC01 NEPLATNÝ OBSAH CERTIFIKÁTU. Označuje, že chýba certifikát autorizácie účtu. Ak to chcete opraviť, musíte získať tento certifikát.
3. Chyba 0x800CCC0B SERER ALEBO MAILDROP JE OBSAZENÝ. Toto číslo chyby znamená, že ste na server pristupovali príliš často. Na ďalší hovor na server musíte počkať asi 5 minút.
4. Chyba 0x800CCC0C NOT INIT. Príslušný server sa nenašiel. Skontrolujte, či je server v prevádzke.
5. Chyba 0x800CCC0F PRIPOJENIE PREPADLO. Táto chyba označuje problémy s internetovým pripojením. Musíte skontrolovať pripojenie.
6. Chyba 0x800CCC10 NEPLATNÁ ADRESA. Tento kód chybyzobrazí program pri zadaní nesprávneho e-mailu. Je potrebné skontrolovať správnosť zadaných údajov.